La Journée des archives met en lumière les nombreux avantages d’une gestion documentaire rigoureuse pour soutenir une gouvernance de qualité. Elle souligne également l’importance de préserver les archives à long terme, tout en en facilitant l’accès afin d’appuyer la prise de décision et la continuité des activités.
Le mandat des services d’archives couvre plusieurs volets essentiels, notamment la collecte, l’analyse et la classification des documents dans un objectif de conservation et de mise en valeur de l’information. Dans les établissements de santé et de services sociaux, deux types de services coexistent : les archives administratives et les archives médicales.
Le service des archives médicales est responsable de la gestion des dossiers des usagers, incluant leur conservation, leur traitement, leur accessibilité et leur destruction, conformément aux règles en vigueur. Il est utile de rappeler que chaque usager peut exercer un droit d’accès à son dossier médical, notamment en effectuant une demande par écrit, par courriel, en personne ou par télécopieur.
Le service des archives administratives, pour sa part, assure la gestion de l’ensemble des documents organisationnels, incluant ceux liés à la direction générale, à la comptabilité et aux ressources techniques. Cette gestion contribue à assurer l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité de l’information administrative.
L’établissement prend un moment pour reconnaître le travail essentiel des équipes œuvrant au sein des services d’archives. Leur expertise contribue directement à la qualité des soins, des services et de la gestion de l’information.
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